Perusahaan atau bisnis yang menjual barang atau jasa memerlukan surat penawaran harga untuk menyampaikan informasi terkait produk atau layanan yang dipasarkan. Surat ini bertujuan untuk memberi kemudahan saat proses transaksi berlangsung
Fungsi Surat Penawaran Harga Yang Biasa Digunakan
- Media resmi untuk menyampaikan informasi
Perusahaan besar maupun perusahaan kecil harus memiliki media atau saluran resmi untuk memuat informasi tentang produk atau layanan kepada khalayak. Hal ini diperlukan agar khalayak atau masyarakat tidak termakan informasi palsu yang beredar dari sumber yang tidak kredibel. Oleh karena itu, surat penawaran hadir sebagai media resmi untuk menyampaikan informasi mendetail tentang apa yang dijual.
2. Memperkenalkan produk
Agar produk dikenal khalayak luas, Anda perlu memperkenalkannya dengan menyampaikan informasi seputar produk. Dengan surat penawaran harga, masyarakat paling tidak tahu apa produk atau layanan yang perusahaan Anda tawarkan meskipun mereka belum tertarik.
3. Meningkatkan penjualan
Surat penawaran memuat informasi tentang produk. Melalui informasi tersebut, masyarakat mengetahui tentang produk sehingga bisa memiliki kemungkinan lebih besar untuk memilikinya.
4. Menjalin hubungan dengan konsumen
Hubungan yang baik dengan konsumen akan memberikan dampak yang positif bagi perkembangan perusahaan. Untuk itu, dibutuhkan surat penawaran harga yang baik dan benar agar dapat mewujudkan hubungan yang diinginkan tersebut.
Jenis Surat Penawaran Berdasarkan Penerapannya
- Surat Pemesanan Produk
Saat Anda melakukan transaksi jual-beli produk atau layanan ada dokumen yang disebut surat pemesanan pembelian. Surat ini berisi informasi tentang produk atau layanan apa yang dibeli dan digunakan konsumen. Setelah itu, dokumen tersebut perlu disetujui kedua belah pihak saat pihak konsumen setuju untuk melakukan pembelian.
2. Surat Penawaran Penjualan
Jenis dokumen ini memuat informasi tentang barang atau jasa apa saja yang telah dibeli oleh konsumen. Dalam dokumen tersebut juga dimuat berapa banyak biaya yang telah dihabiskan konsumen saat melakukan pembelian. Untuk membuat surat penawaran penjualan yang benar, Anda bisa melihat cara membuat surat penawaran harga.
3. Surat Penawaran Perjalanan
Jenis penggunaan surat penawaran harga yang satu ini berupa dokumen yang memuat biaya-biaya yang berkaitan dengan perjalanan. Seperti visa, asuransi, biaya transportasi, dan biaya lainnya yang masih berkaitan. Dari surat penawaran perjalanan ini, konsumen dapat memilih jenis layanan yang diinginkan saat perjalanan.
4. Surat Penawaran Event
Dokumen surat penawaran ini ditujukan kepada konsumen yang berisi tentang informasi rinci seputar acara Mulai dari makanan, tempat untuk menyelenggarakan acara, akomodasi, dan lain-lain.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Harga, Fungsi Dan Formatnya Yang Benar
Cara Membuat Surat Penawaran Dengan Format yang Benar
Untuk membuat surat penawaran harga, Anda perlu memperhatikan format yang perlu dipenuhi dalam penulisannya. Adapun format-formatnya adalah sebagai berikut.
- Tuliskan judul surat penawaran secara lengkap
Saat membuat surat penawaran harga, pastikan Anda menuliskan judulnya secara lengkap dan juga jelas. Judul yang dituliskan dengan lengkap akan membuat penerima mampu menangkap tujuan dari surat yang Anda kirimkan tersebut. Pada surat penawaran harga, judul ditulis di bagian “Hal” atau kop surat menggunakan ukuran font yang lebih besar.
2. Cantumkan informasi penerima surat
Agar pesan dapat sampai sesuai sasaran, Anda wajib mencantumkan informasi dari penerima surat yang akan dikirim. Adapun informasi penerima yang perlu dicantumkan seperti nama, alamat, email, dan juga nomor telepon yang dapat dihubungi. Selain itu, tujuan dari dimuatnya informasi penerima dalam surat penawaran yaitu untuk memberikan kesan yang lebih formal atau resmi.
3. Tuliskan informasi tentang perusahaan
Untuk menawarkan barang atau jasa yang dijual perusahaan, Anda wajib menuliskan informasi tentang perusahaan. Informasi perusahaan ini bisa dimuat di bagian kop surat yang meliputi nama, alamat, email, telpon dan informasi kontak lainnya.
4. Sertakan waktu dan tempat pembuatan surat
Saat membuat surat penawaran harga untuk konsumen, Anda wajib menyertakan waktu dan tempat pembuatan surat tersebut. Waktu dan tempat pembuatan surat dapat menjadi panduan untuk penerima yang tertarik untuk melanjutkan transaksi yang ditawarkan dari surat tersebut.
5. Tulis kalimat pembuka
Sebelum menyampaikan niat dan tujuan Anda di bagian isi, Anda bisa menulis kalimat pembuka terlebih dahulu. Mulailah kalimat pembuka dengan memperkenalkan perusahaan secara singkat.
Sampaikan hal-hal penting dan relevan seputar perusahaan seperti spesialisasi perusahaan, bidang yang dilakoni, hingga kelebihan dari perusahaan.
6. Isi surat
Isi dari surat tersebut memuat informasi yang paling penting yaitu menjelaskan deskripsi jasa atau barang yang Anda tawarkan secara rinci. Di bagian isi surat, pastikan Anda menyampaikan deskripsi produk dan layanan dengan sejelas-jelasnya. Sampaikan juga keterkaitan antara produk dan layanan yang ditawarkan dengan penerima surat agar mereka memahami maksud Anda menawarkan produk tersebut.
7. Cantumkan harga dan syarat penawaran
Setelah mendeskripsikan dengan rinci barang atau jasa yang ditawarkan, Anda perlu mencantumkan harga beserta syarat penawarannya. Agar lebih mudah dibaca, tampilkanlah daftar harga dengan tabel yang rapi.
Masukkan kolom penting pada daftar harga tersebut seperti harga barang sesuai dengan jenisnya. Jangan lupa untuk menuliskan syarat-syarat penawaran seerti informasi terkait metode pembayaran, metode dan waktu pengiriman, garansi, dsb.
8. Kalimat penutup
Setelah melampirkan harga dan syarat ketentuan penawaran dengan jelas, tutup surat tersebut dengan informasi kontak perusahaan. Informasi kontak tersebut akan sangat dibutuhkan saat mereka ingin melanjutkan transaksi dari surat penawaran yang dikirim.
Sampaikan juga rasa terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah penerima surat berikan untuk membaca surat penawaran tersebut.
9. Bubuhkan tanda tangan
Tanda tangan diperlukan untuk mengetahui siapa yang membuat surat atau penanggung jawab dari surat penawaran tersebut.
Contoh Surat Penawaran
- Penawaran Harga Proyek
Penawaran Harga Proyek - Penawaran Harga Barang
Penawaran Harga Barang - Penawaran Harga Jasa
Penawaran Harga Jasa - Penawaran Harga Borongan
Penawaran Harga Borongan - Penawaran Harga Elektronik
Surat Penawaran Harga Elektronik - Penawaran Harga Jasa Service
Penawaran Harga Jasa Service
HUNIAN RUMAH MODERN KLASIK IMPIAN DI CASA DE RAMOS
Dalam dunia properti, surat penawaran juga kerap kali dibuat untuk mendeskripsikan properti yang ditawarkan. Begitu halnya juga dengan properti yang dikembangkan oleh PT Multiguna Cipta Mandiri yang satu ini.
Bagi Anda yang sedang mencari rumah modern dengan sentuhan klasik, perumahan ini dapat menjadi pilihan. Casa De Ramos merupakan perumahan syariah yang memiliki desain modern dan klasik sehingga terlihat mewah dan juga elegan.
Cluster perumahan ini memiliki dua tipe yang memiliki luas tanah dan bangunan yang berbeda, yaitu tipe La Rosa dan tipe Jazmin. Untuk tipe La Rosa luas tanahnya 78m2 dengan luas bangunan 105m2. Sementara itu, tipe Jazmin memiliki luas tanah dan luas bangunan yang lebih besar. Luas tanahnya yaitu 91m2 dan luas bangunan 120m2.
Perumahan mewah ini dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas canggih yang memberikan kenyamanan bagi Anda untuk menempatinya. Halamannya yang luas dapat menjadi tempat berkumpul bersama kerabat dekat.
Selain itu, fasilitas lainnya seperti teknologi panel surya dapat membantu Anda untuk lebih menghemat pengeluaran listrik. Rumah ini juga dilengkapi dengan fitur smart home sehingga dapat Anda kontrol dari jarak jauh dan tetap aman.
Lokasi perumahan ini juga sangat strategis karena aman dari banjir dan dekat dengan fasilitas umum seperti gerbang tol dan stasiun MRT. Bagi Anda yang tertarik, segera dapatkan rumah dekat Jakarta hanya 2 milyaran ini.
Demikian penjelasan tentang surat penawaran harga yang dapat membantu Anda untuk mempromosikan dan meningkatkan penjualan produk atau layanan yang ditawarkan. Saat membuatnya, jangan lupa untuk memperhatikan format penulisannya yang baik dan benar agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
